会議を効率化させる5つの方法についてわかりやすく解説

仕事効率化

あなたは1日どのくらい会議に時間を使っていますか?
いつも決めたいことが決まらない、無駄に時間が長引く、雑談が始まるというそんな非効率な会議になっていませんか?
複数人の時間を拘束する必要がある会議はとても重要な仕事の内の1つですが、その重要性とは裏腹になかなか効率化できないということが会議の難しいところになります。そこで今回は驚くほど効果がある会議を効率化させる方法について紹介していきたいと思います!ここでは「トヨタの会議は30分」という本を参考書として、私自身が実践してみて本当に効果があった方法を絞り込み解説していきます。本記事以外にも誰でもできる仕事術を紹介している記事を書いていますので、ぜひご覧になってください。
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会議を効率化する方法5選

明確な議事作成

できれば会議開始の1日より前、最低でも会議の冒頭で明確な議事を参加者に周知しましょう。議事の内容についてもひと工夫が必要になります。「〇〇について」のような漠然としたものではなく会議で決定しなければいけない内容を明確にすることが重要です。話が脱線してしまう原因の1つとして会議の参加者が論点を理解していないことが大きな要素として存在します。それは参加者側の責任ではなく本来の目的を周知して共通認識を持たせることができていない主催側の責任になります。会議の中で決めたいことについて共通認識を持つことで少し話題が逸れかけた時に軌道修正がしやすくするため時間を短縮することができます。私自身も今まで時間内に終わらなかった会議も余裕をもって終了できるようになり自分だけでなく参加者全員の時間にもゆとりができ、仕事全体としても効率化されました。

参加者の役割を決めて、最少人数に

参加者に対して何のために出席しているのかという役割を明確に、最小限の人数で会議を行うようにしましょう。「とりあえず関係者みんな集めておこう」と怠慢な会議のセッティングをしていると参加者の貴重な時間をつぶしてしまうことになります。ある会議で本当は参加が必要でない人が3名いて会議の所要時間が30分であれば、単純計算で1.5時間の無駄があると言えます。これが1か月続いたら30時間にも積みあがります。これはかなりの損失になってしまうことは明らかですよね。そのため一人一人に役割を当てて必要な人数のみを招集するようにしましょう。具体的にどのような役割があるのか以下に例を挙げます。

会議の役割について

<司会者>
→議題を持ち寄る人
→会議の司会進行役(タイムキーパーも兼ねる)
<管理者>
→会議の内容を踏まえて決定を下す人
<有識者>
→会議の議題に対して知識と経験がある人
→アドバイザー的な役割を担う

ここで懸念されるのが、管理者(決定権を保有している人)がたくさんの打ち合わせに駆り出されてしまうことです。そのためにも議事の明確が必要になります。何かの方針を決めるのが会議の目的とは限りません。管理者へ見せるまで作戦を練るのは担当者レイヤーや有識者の意見を取り入れられれば進めることができるので、作戦を練るための会議は管理者を外し本当に困った時の相談や、方針を決めにかかる会議の時だけ参加してもらうというように相手のことを考えて会議をセッティングしてあげましょう。

役割に対して1名ずつ、教育にも活用する

上記のとおり会議に必要な役割を定めた後は、誰を呼ぶかを決めていきますがその際は基本的に役割に対して1人ずつメンバを招集することをおすすめします。そうすると必然的に自分が会話に参加をしなければいけなくなるので役割に対して複数人参加しているときに比べ、会議に対する集中力責任感が格段に上がります。もし参加者のスキル不足で会議の内容が決まらなかったとしても持ち帰りヒアリングを行えば解決することがほとんどですし、参加した人のスキルアップにもかなり効果的なので教育面からもこの方法はおすすめできます。新人に対してこれをやれというのは厳しいですが、ある程度業務をこなした人であればどんどん経験値を積ませてあげるべきだと私は思います。

空気を読まない

会議には余計な忖度や遠慮をしてはいけません。『あ、自分と意見が違うな・・・。』、『説明のこの部分、よくわからなかったな。』と感じたときに、他の人から意見が出ないために自分が間違っていると思ったり、相手との関係が崩れるのが嫌だなという感情が出てきたりするせいで、質問や発言ができない気持ちは痛いほどわかります。しかし、そこで少し勇気を出して発言してみてほしいです。私は忖度しない発言をすることを通して、大きく3つのメリットがあると気づきました。1つ目は、参加者全員の理解度が上がることです。自分が感じたことと、同意見の参加者がいてその人の理解を助けることももちろんですが意見をぶつけた相手側も自分の意見をさらに詳細に話したり、別の観点で見てみることで物事に対する理解が深まるのです。
2つ目は、最終成果物が磨かれることです。作り上げようとしているものに対し、新たな意見を加えることでより良いものができ、もし意見が取り入れられなかったとしても、目標への方向性への筋道を立てる材料となります。3点目は、チーム内の信頼関係の向上につながることです。相手の意見に対し自分の意見をぶつけることは、すなわち、その人に対して真剣に向き合っているという意思表示をしていることになります。その場では、多少ギスギスしてしまうかもしれませんが、日ごろから仲が悪いということがない限り、後から自然と『この人は真剣に自分と向き合ってくれたんだ。』と相手は必ず理解してくれます。

次にやることを決める

会議の最後には必ず決定したことに対して、次何をするのか、次回の議題が決まった場合はいつ誰を集めるかを明確にします。これは会議を効率化させるというより会議を使ってうまくチームの仕事を回していくための方法です。せっかくその会議で決めたいことを決められてもそれを次の仕事に活かすことができなければ意味がなくなってしまいます。記憶な新鮮なうちに次のステップを共有しておくことで個人作業に入った時に各メンバのタスクが明確になりスムーズに仕事に取り掛かることができます、そこで会議の効果が最大限に引き出されるのです。

参考書について

タイトル:トヨタの会議は30分
著者:山本大平
出版社:すばる舎
出版日:2021/4/12
価格:1,430円(単行本)/1,287円(kindle)
「トヨタの会議は30分」には、著者の山本大平さんがトヨタ自動車在籍中に学んだビジネスコミュニケーションのノウハウが惜しみなく記されています。

まとめ

本記事で紹介した5選は、実際に私の職場で実践して良かったものを抜粋しています。『内容自体は簡単で当たり前なことが書いてあるだけだが、意外と実践はできていないな…』参考書を読んでそう感じた私と同じ感覚を持った方は、是非職場で実践してみてほしいです!すぐに効果を実感できると思います。そして少し会議が楽しくなります!!(笑)本記事で説明している内容は、参考書のほんの一部です。会議効率化の他にもコミュニケーションにおけるノウハウが凝縮されている本なので、是非、手に取ってみてください!



いけやん

いけやん

現役システムエンジニアのいけやんです。 駆け出しシステムエンジニアやIT業界に転職を考えている方のために有力な情報発信をしていきます!

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