『ITを活用してどんどん効率化していこう！』
様々な業務に対してシステムを導入すれば、仕事の生産性が上がりコスト削減や新たなる価値を生み出すことができるためとても重要な企業戦略です。
ただ、システムを使う事だけに焦点を当てていると、管理コストが増えてむしろ逆効果になったという事例もあります。
そこで今回はシステム導入時に気を付けるべきポイントを解説していきます。
未経験からシステム保守・運用業務に携わる方にとっては必須知識ですのでぜひご覧になってください。
システム開発業務に従事している方や異業種の方にとっても、ITを活用する立場として知っておくと役に立つ情報もありますのでぜひ覗いてみてください。
システム導入時に気を付けるべきポイント5選
目的の明確化
システムをなぜ導入するのか、その目的を明確にすることは1番重要なポイントです。
この目的はシステム開発か運用までどのフェーズにおいても核となる考えになるからです。
開発工程で機能の設計を行うにしても、目的が明確になっていないとユーザ側の要望に沿わないものになったり、絶対使わないような余分な機能をつけてしまい開発コストやメンテナンスにかかるコストの増加につながったりしてしまいます。
ユーザの参加
「ユーザの参加」とはシステムの導入前後にシステムエンジニアだけではなく、システムを使用するユーザにも参加してもらい実際にシステムを使ったうえでの評価を受けるというステップを踏むことです。
このステップを踏まなければ、システムが導入された後にユーザのイメージと実際の挙動にギャップが生じたままシステムを使用し続けなければいけなくなることもあります。
そのためシステムがリリースされる前にユーザ側でテストをしてもらってイメージと違うところやそもそも期待していた動きと違うところを洗い出し、必要であれば修正を加えるという工程はとても重要なのです。
データ品質と整合性
システムは正確かつ信頼性のあるデータに基づいて機能します。
システム開発中はリリース後に動作する環境と異なる環境を使用するため、開発の時だけ一時的に必要となる設定やファイルが存在していることがあります。
システムリリースを行う前はこれらのファイルを削除や退避、設定の修正を行うのですが、これをおろそかにしてリリースした後に問題が発生するという事例があります。
システムのパフォーマンスが低下するだけならまだしも、機能が動かない、セキュリティ規定に抵触することが起きてしまうと莫大な損害につながることもあるので本当に注意が必要です。
システムを運用する立場としては、この作業に対しては慎重かつ厳しい目で監視をして安全なシステム導入を実現させる義務があるのです。
システムのスケーラビリティ
＜システムスケーラビリティとは＞
ひと言でいうと「拡張性」のこと。
システムの利用者が増えてリソースを増強する際、機能の追加を行う際にいかに簡単に変更ができるかという度合い
システムはユーザの利用者の増加や新しい技術の発展、お客さんのビジネスの変化に対応していく必要があります。これらの変化はとても激しく、扱うシステムの種類や規模にもよりけりですが数か月に1回単位で変更を行う必要があるケースもあります。
そのため、システムはその時の要望に加えて、考えられる変更点に対して柔軟に対応できるスケーラビリティをもっていることが重要になっていきます。
スケーラビリティが低いシステムを作ってしまうと、システムの運用がだんだんと負担になって最終的にはゴミとなってしまう事もあるので、ユーザやお客さんの動向、意見をしっかりと取り入れてあげる必要があります。
変更管理
システムに変更するとそれに伴い、様々な設計書や管理資料、手順書に変更を加える必要があります。
システムの運用にあたりこれらの情報はとても重要になるのですが、管理がされておらず誤情報が残っていたりすると大変なことが起きます。
いくつか私の職場で実際に起こったケースを紹介していきます。
＜ケース①：システムエラーの影響が肥大化した＞
システムエラーを検知し連絡を受けた担当者が、設計書の仕様と運用手順を確認してそこまで緊急度が高くないと判断し対応の優先度を後回しにした。
しかし、担当者が見ていた情報が古く本当は緊急度が高いエラーメッセージであったことに後で気づいたころには影響範囲が広がっておりお客さんに多大な損害をあたえた。
＜ケース②：システム変更の構築コストが増加した＞
お客さんの要件に従って、一部機能の変更が必要になった。
担当者は管理資料を基に設計を行っていたが、上司のレビューを行った際にその情報が古く、設計に手戻りが発生してしまった。
これらのケースを防ぐためには、まずは変更履歴が分かるような管理資料を作ることと変更する際のプロセスを明確にして、関係者にしっかりと周知することが必要になります。
きちんとした変更管理プロセスを作成しても、メンバに浸透していないと意味をなさないのでメンバの入れ替わり時の教育や定期的な啓蒙活動を行うことも重要なのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？システムは今後も私たちの生活を支える一部となり、長く使われ続けるモノのため、長期的な目線での検討や改善が必要になります。
数十年前に作られた古いシステムは現在のようなノウハウが浸透していないまま作られていることがあり、管理に困っているという事例はいくつも存在し、時にはその影響が私たちの生活までに広がっていることもあるのです。
今後、IT業界の発展を担っていく人材として今回紹介した知識をぜひ身につけていってほしいなと思います。
本記事以外にも様々な仕事に使えるスキルについて解説している記事もありますので、興味を持っていただけましたら、ぜひご覧になってください！
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