「ツールを使わない」簡単かつ効率的なタスク管理方法を解説

時間術

世の中には便利なタスク管理ツールであふれています。
書籍でもタスク管理ツールを使用して仕事を効率化するべきだという記述をよく目にしますよね?

『ただ、本当にすべての人がタスク管理ツールを使用するべきなのでしょうか?』

少なからず自分の仕事の特性とツールの機能がマッチしていなくて苦戦している人や会社がタスク管理ツールを導入していなくて使用できない人がいると私は考えます。

そこで今回は「あえてツールを使わないタスク管理方法」を解説していこうと思います。
私自身があらゆる書籍や先輩システムエンジニアの方から学んだタスク管理の極意を凝縮しました。
本記事に記載している方法が実践できれば、ツールを使用している人にも劣らない効率的なタスク管理ができるようになるので
『こんな時代にアナログな方法なんて…』と思った方もぜひご覧になってみてください。

タスク管理はテキストエディタのみ

テキストエディタとは?

文字や記号などで構成されたファイルを作成するソフトウェアになります。
簡単に言うとパソコンに標準搭載されているような「メモ帳」、「Notepad」と呼ばれるものです。
パソコンのファイル検索でメモ帳と入力

起動するとこんな感じの画面

使用するテキストエディタのインストール方法

テキストエディタにはパソコンに標準搭載されているものに対し、インターネットから無料ダウンロードできるソフト、有料版のソフトがあります。
今回は、無料で使えて私が普段使用している「サクラエディタ」を紹介します。
インストール方法は以下の記事で解説しておりますので参考にしてください。

サクラエディタのインストール方法について

1日のタスク管理方法

タスクの洗い出し

一番初めは、その日に実施しなければいけないタスクを洗い出します。

タスクの記載の粒度としては、後にその記述を見た際に自分が迷わず行動できるまで具体化するレベルを目安にしましょう。抽象度が高いタスクの書き方だと何をやればいいのかを考える時間が必要で作業に入るたびに思い出すのは非効率になってしまいます。

タスク洗い出しの良い例と悪い例を以下に記載するので参考にしてみてください。

タスク洗い出しの良い例

・○○システム導入における提案資料の構成を考える
・○○システム導入における提案資料の導入文作成
・○○システム導入における提案資料の導入文見直し

タスク洗い出しの悪い例

・○○システム導入における提案資料の作成

タスクの所要時間の見積もり

タスクの洗い出しが行えたら、所要時間の見積もりを実施します。

タスクに対し自分がどのくらいの時間がかかるのかを当てはめていきます。始めは概算でも構いませんが、過去に実績のあるタスクはそちらを参考するとより正確な見積もりが立てられるようになります。

1日に対するの作業ボリュームがパッと見て分かりやすくするために見積もりの単位は「時間」ではなく「分」で定めるようにしましょう。個人的には15分単位(15分、30分、45分…)で時間を見積もりしていくと見積もり自体の時間もかからないし、実績とのブレも起きずらくなるのでおすすめです。

上記のタスクの洗い出しの例をそのまま使用して時間の見積もりをすると以下のようになります。

タスクの所要時間の見積もりの例

・○○システム導入における提案資料の構成を考える:60分
・○○システム導入における提案資料の導入文作成:45分
・○○システム導入における提案資料の導入文見直し:15分

タスクの時間割を立てる

タスクの洗い出しと所要時間の見積もりが完了したら。最後は自分のスケジュールを見て時間を割り当てていきましょう。

タスクの時間割を考える際は、必ず仕事しない時間があることを意識しましょう。休憩時間や移動がある場合はその時間を考慮する必要があります。
例えば所要見積もりが90分のタスクに対して、11:30~13:00で時間の割り当てをしても
実際には12:00~13:00のお昼休憩を入れてしまったら完了時間は14:00になってしまいますよね?

上記のような考慮をして1日のスケジュールを立てると以下のようになると思います。これでとりあえず1日に実施するタスクの予定が完成になります。

 

テキストエディタを使用するメリット

処理速度が速い

メモ帳を使用する最大のメリットは処理速度が速いことです。

パソコンやタブレットへインストールして使用するタイプ、インターネット経由で使用するタイプにしてもデータの読み込みと書き込み処理には多少なりとも時間がかかります。マイクロソフト社のExcelやOutlook、Temasを活用している人もいますが、せっかちな人からしては読み込みや書き込み処理に時間がかかるだけでストレスがかかってしまいます。

その点テキストエディタは、書き込みにも読み込みにも時間がかからないためその分自分のタスクに時間を割くことができます。

シンプル

フォーマットにとらわれないこともテキストエディタの魅力の一つと言えます。

タスク管理ツールを使用する場合ですと、業務内容が変わっていくたびに入力規則を変えていく必要があるため個人のタスクレベルの管理をする際には不便さを感じることがあります。

テキストエディタの場合は、自分で時間とタスクの時間割を入力するというシンプルな作業のため、いちいち入力規則を設定することもなく臨機応変なタスクの組み換えも可能であるという利点があります。

まとめ

いかがでしたしょうか?個人のタスク管理においてはテキストエディタでも十分賄えます。ツールを導入してくれないからタスク管理ができないとあきらめてしまうのではなく、上記の方法に皆さん自身でアレンジを加えて試行錯誤してみると、さらに効率化に繋がったりツール導入する際のヒントになったりするかもしれません。すぐに効果が出る方法だと思いますのでまずは実践してみてください。

本記事以外にも様々な仕事に使える汎用的なスキルについて解説している記事もありますので、興味を持っていただけましたら、ぜひご覧になってください!

いけやん

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現役システムエンジニアのいけやんです。 駆け出しシステムエンジニアやIT業界に転職を考えている方のために有力な情報発信をしていきます!

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いけやん

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